Funkcje AI w eM Client
ChatGPT, generowanie odpowiedzi, pisanie wiadomości i edycja tekstu – kompletny przewodnik po sztucznej inteligencji w eM Client
Spis treści
- Wprowadzenie do AI w eM Client
- Bezpieczeństwo i prywatność AI
- Funkcja "Odpowiedz przy pomocy AI"
- AI w oknie nowej wiadomości
- Opcje generowania i edycji tekstu
- Instrukcje dla AI – jak formułować polecenia
- Jak wyłączyć AI w eM Client
- Jak włączyć AI z powrotem
- Praktyczne zastosowania AI w poczcie
- Ograniczenia i wskazówki
- Często zadawane pytania
Wprowadzenie do AI w eM Client
eM Client oferuje zintegrowane funkcje sztucznej inteligencji do pomocy w pisaniu i edycji wiadomości e-mail. Obecnym dostawcą AI dla eM Client jest ChatGPT – popularny model językowy stworzony przez OpenAI. Dzięki tej integracji możesz generować odpowiedzi, pisać nowe wiadomości i edytować istniejący tekst bezpośrednio w oknie klienta pocztowego.
Co AI może zrobić w eM Client?
- Automatycznie generować odpowiedzi na wiadomości
- Pisać nowe wiadomości na podstawie instrukcji
- Podsumowywać długie wiadomości
- Przeredagowywać i poprawiać istniejący tekst
- Rozwijać krótki zarys w pełną wiadomość
- Dostosowywać ton i długość odpowiedzi
Funkcje AI są opcjonalne i można je włączyć lub wyłączyć w dowolnym momencie. eM Client nigdy nie wysyła treści wiadomości bez wyraźnego polecenia użytkownika.
Bezpieczeństwo i prywatność AI
Przed korzystaniem z funkcji AI w eM Client warto zrozumieć, jak dane są przetwarzane:
Co jest wysyłane do ChatGPT?
- Treść wiadomości, na którą odpowiadasz (gdy używasz "Odpowiedz przy pomocy AI")
- Zaznaczony fragment tekstu (gdy zaznaczysz i naciśniesz przycisk AI)
- Treść wpisana w polu "Instrukcje dla AI"
- Ustawienia tonu i długości (jeśli określone)
Co NIE jest wysyłane?
- Treść innych wiadomości, których nie wybrałeś
- Dane konfiguracyjne konta (hasło, serwer)
- Kontakty, kalendarze ani inne dane poza aktywną wiadomością
- Automatycznie żadne dane – eM Client nie monitoruje poczty w tle
Funkcja "Odpowiedz przy pomocy AI"
Najprostszy sposób na skorzystanie z AI w eM Client to funkcja automatycznego generowania odpowiedzi:
Jak użyć "Odpowiedz przy pomocy AI"
- Otwórz lub zaznacz wiadomość, na którą chcesz odpowiedzieć
- W okienku podglądu wiadomości lub na pasku narzędzi znajdź przycisk "Odpowiedz przy pomocy AI"
- Kliknij przycisk – otworzy się okno z opcjami AI
- Opcjonalnie: wprowadź instrukcje dla AI (np. "Podziękuj za spotkanie i potwierdź termin")
- Kliknij Start lub Generuj, aby AI przeanalizowało oryginalną wiadomość i napisało odpowiedź
- Przejrzyj wygenerowany tekst i nanieś poprawki
- Kliknij Zapisz i zamknij, aby wstawić tekst do okna odpowiedzi
- Wyślij wiadomość jak zwykle
Przykłady instrukcji dla "Odpowiedz przy pomocy AI"
| Instrukcja | Efekt |
|---|---|
| "Podziękuj za ofertę, ale uprzejmie odmów" | Grzeczna odmowa z podziękowaniem |
| "Potwierdź spotkanie i zapytaj o agendę" | Potwierdzenie terminu z pytaniem o plan |
| "Poproś o więcej szczegółów dotyczących projektu" | Wiadomość z konkretnym pytaniem |
| "Napisz, że musisz przekazać sprawę do kolegi Macieja" | Przekierowanie do właściwej osoby |
| "Wyślij wiadomość potwierdzającą, że zajmę się tym do piątku" | Zobowiązanie z konkretnym terminem |
AI w oknie nowej wiadomości
AI jest też dostępne bezpośrednio w oknie tworzenia nowej wiadomości lub odpowiedzi, umożliwiając generowanie tekstu "od zera":
Jak korzystać z AI podczas pisania nowej wiadomości
- Otwórz nową wiadomość (Ctrl+N lub przycisk "Nowa wiadomość")
- W oknie nowej wiadomości znajdź przycisk AI na pasku narzędzi (ikona różdżki, gwiazdki lub podobna)
- Kliknij przycisk AI
- Otworzy się panel AI z polami do wpisania instrukcji
- W polu "Instrukcje dla AI" opisz, co chcesz napisać
- Dostosuj opcje (ton, długość)
- Kliknij Start
- AI wygeneruje tekst wiadomości
- Kliknij Zapisz i zamknij, aby wstawić do wiadomości
Generowanie AI na podstawie zaznaczenia
Jeśli podczas pisania wiadomości zaznaczysz fragment tekstu i klikniesz przycisk AI, zaznaczony tekst zostanie automatycznie wstawiony w pole "Instrukcje dla AI" jako kontekst. Możesz wtedy poprosić AI o:
- Rozwinięcie zaznaczonego fragmentu
- Stworzenie podsumowania
- Przeredagowanie w innym tonie
- Tłumaczenie na inny język
Opcje generowania i edycji tekstu
Panel AI w eM Client oferuje kilka opcji kontrolujących sposób generowania tekstu:
Opcja: Generuj tekst
Podstawowe polecenie – określa co AI ma zrobić z podaną treścią lub instrukcją:
- Utwórz – napisz nowy tekst na podstawie instrukcji
- Podsumuj – stwórz skrót zaznaczonego tekstu
- Przeredaguj – przepisz tekst w inny sposób (zachowując sens)
- Rozwiń – rozszerz krótki tekst w dłuższą wiadomość
Opcja: Ton wiadomości
Możesz określić pożądany ton generowanego tekstu:
- Formalny / profesjonalny
- Przyjazny / nieformalny
- Bezpośredni / rzeczowy
- Serdeczny / ciepły
Opcja: Długość wiadomości
Określ pożądaną długość wygenerowanego tekstu:
- Krótka – kilka zdań
- Średnia – jeden lub dwa akapity
- Długa – szczegółowa, rozbudowana wiadomość
Instrukcje dla AI – jak formułować polecenia
Jakość wygenerowanego tekstu zależy w dużej mierze od tego, jak sformułujesz instrukcje dla AI. Oto kilka wskazówek:
Dobre praktyki formułowania instrukcji
- Określ język: "Napisz po polsku" lub "Write in English" – AI może domyślnie reagować w języku instrukcji
- Podaj kontekst: "Jestem sprzedawcą B2B odpowiadającym na zapytanie klienta o rabat"
- Wskaż cel: "Chcę odmówić bez zrażania klienta" lub "Chcę potwierdzić i poprosić o więcej informacji"
- Podaj szczegóły: Konkretne daty, kwoty, nazwy projektów – AI uwzględni je w odpowiedzi
- Określ co pominąć: "Nie wspominaj o cenach" lub "Nie obiecuj konkretnych terminów"
Jak wyłączyć AI w eM Client
Jeśli nie chcesz korzystać z AI lub musisz wyłączyć te funkcje ze względów bezpieczeństwa:
- Kliknij Menu w lewym górnym rogu eM Client
- Wybierz Preferencje (lub Ustawienia, w zależności od wersji)
- W lewym panelu wybierz Poczta
- Kliknij Sztuczna inteligencja
- Odznacz opcję włączenia AI lub przesuń suwak na "Wyłączone"
- Kliknij OK
Więcej o wyłączaniu AI: Jak wyłączyć AI w eM Client.
Jak włączyć AI z powrotem
Jeśli wcześniej wyłączyłeś AI i chcesz je aktywować ponownie, przejdź do tych samych ustawień:
- Menu > Preferencje > Poczta > Sztuczna inteligencja
- Zaznacz opcję włączenia AI
- Kliknij OK
- Przyciski AI pojawią się z powrotem w interfejsie
Praktyczne zastosowania AI w poczcie
Obsługa trudnych wiadomości
Gdy otrzymujesz wiadomość wymagającą dyplomatycznej odpowiedzi (skarga klienta, odmowa, prośba o przedłużenie terminu), AI może pomóc sformułować odpowiedź w odpowiednim tonie, zachowując uprzejmość i profesjonalizm.
Odpowiedzi w języku obcym
Jeśli otrzymujesz wiadomości w językach, którymi nie władasz biegle, możesz poprosić AI o napisanie odpowiedzi w tym języku. Podaj instrukcje po polsku, a AI wygeneruje odpowiedź w żądanym języku.
Szybkie podsumowania długich wiadomości
Długie wiadomości z wieloma zagadnieniami możesz zaznaczyć i poprosić AI o stworzenie punktowanego podsumowania – znacznie przyspieszając zrozumienie treści.
Standaryzacja komunikacji firmowej
Możesz użyć AI z konkretnymi instrukcjami dotyczącymi tonu i stylu, aby ujednolicić komunikację firmową – np. zawsze formalną, zawsze z określonymi zwrotami grzecznościowymi.
Ograniczenia i wskazówki
- Wymagane połączenie z internetem: Funkcje AI wymagają aktywnego połączenia z internetem (API OpenAI)
- Ograniczenia długości: Bardzo długie wiadomości mogą być skracane lub przetwarzane tylko częściowo
- Język: AI najlepiej radzi sobie z angielskim; polski jest obsługiwany dobrze, ale warto sprawdzać wyniki
- Prywatne dane: Unikaj wysyłania do AI treści zawierających wrażliwe dane osobowe lub tajemnice firmowe
- Koszty API: eM Client może wymagać własnego klucza API OpenAI (sprawdź aktualne wymagania na stronie eM Client)
Często zadawane pytania
Czy AI w eM Client jest bezpieczne i prywatne?
eM Client nigdy nie wysyła tekstu wiadomości do serwera AI bez wyraźnego polecenia użytkownika. Treść jest wysyłana tylko gdy aktywnie użyjesz przycisku "Odpowiedz przy pomocy AI" lub funkcji generowania tekstu. Informacje są wysyłane wyłącznie do API ChatGPT (OpenAI) i nie są przechowywane przez eM Client.
Jak wyłączyć AI w eM Client?
Możesz wyłączyć funkcje AI w Menu > Preferencje > Poczta > Sztuczna inteligencja. Po wyłączeniu wszystkie przyciski AI znikną z interfejsu i nie będzie możliwości ich przypadkowego użycia.
Który model AI jest używany w eM Client?
Obecnym dostawcą AI dla eM Client jest ChatGPT (OpenAI). Połączenie odbywa się przez API OpenAI – eM Client wysyła zapytania do serwisów OpenAI gdy użytkownik aktywnie korzysta z funkcji AI.
Czy AI w eM Client jest bezpłatne?
Dostęp do funkcji AI może wymagać własnego klucza API OpenAI lub płatnego planu eM Client Pro. Sprawdź aktualne wymagania i warunki na stronie emclient.com, ponieważ model dostępu może się zmieniać.
Czy AI może odpowiadać na wiadomości automatycznie, bez mojej zgody?
Nie. eM Client nigdy nie odpowiada na wiadomości automatycznie za pomocą AI. Każde użycie AI wymaga wyraźnego działania użytkownika (kliknięcia przycisku). AI jest narzędziem pomocniczym, a nie autonomicznym systemem.
Jak poprawić jakość generowanych przez AI odpowiedzi?
Kluczem jest precyzyjne formułowanie instrukcji. Podaj kontekst (kim jesteś, do kogo piszesz), określ cel wiadomości, pożądany ton i ważne szczegóły (daty, kwoty, warunki). Im więcej kontekstu podasz, tym lepsza będzie odpowiedź AI.
Szukasz profesjonalnego klienta pocztowego dla swojej firmy?
epoczta.com oferuje skrzynki pocztowe w pełni kompatybilne z eM Client i wszystkimi jego funkcjami – w tym AI, Exchange i szyfrowaniem. Skonfiguruj sprawny system pocztowy dla całego zespołu.
Sprawdź ofertę dla firm