Współdzielone foldery w organizacji

Axigen Mobile WebMail umożliwia dostęp do folderów pocztowych udostępnionych przez innych użytkowników w tej samej organizacji. Dzięki temu możesz przeglądać wiadomości w folderach, do których otrzymałeś odpowiednie uprawnienia od ich właścicieli.

Warunki dostępu do folderów innych użytkowników

Aby móc otworzyć folder innego użytkownika, muszą być spełnione następujące warunki:

1. Właściciel folderu musi nadać Ci uprawnienia - inna osoba musi jawnie udostępnić Ci swój folder
2. Musisz znać nazwę użytkownika - potrzebujesz adresu e-mail lub nazwy konta właściciela folderu
3. Obydwaj użytkownicy muszą być w tej samej domenie - współdzielenie folderów działa w ramach jednej domeny Axigen

Otwieranie folderu innego użytkownika

Krok 1: Przejdź do listy folderów

1. Otwórz panel boczny (ikona menu)
2. Kliknij "All email folders"
3. Otworzy się strona "Choose Folder"

Krok 2: Znajdź opcję otwierania folderów innych użytkowników

Na dole strony "Choose Folder" znajduje się link "OPEN OTHER USER'S FOLDERS" (Otwórz foldery innych użytkowników). Kliknij ten link.

Krok 3: Wprowadź dane użytkownika

Po kliknięciu linku pojawi się pole do wprowadzenia danych:
- Wprowadź nazwę użytkownika lub adres e-mail osoby, której folder chcesz otworzyć
- Kliknij przycisk zatwierdzenia

Krok 4: Wybierz folder

Jeśli masz odpowiednie uprawnienia, wyświetli się lista folderów udostępnionych przez danego użytkownika. Wybierz folder, który chcesz przeglądać.

Widoczność opcji "Other user's folders"

Kiedy opcja jest widoczna

Wpis "Other user's folders" (Foldery innych użytkowników) pojawia się w drzewie folderów dopiero po tym, jak przynajmniej raz otworzysz folder udostępniony przez innego użytkownika. Oznacza to, że:

• Przy pierwszym użyciu musisz użyć linku "OPEN OTHER USER'S FOLDERS"
• Po otwarciu folderu innego użytkownika, wpis pojawi się na liście folderów
• Kolejne wizyty będą łatwiejsze - folder będzie widoczny w drzewie

Kiedy opcja jest ukryta

Opcja "Other user's folders" nie jest widoczna, gdy:
- Nigdy wcześniej nie otwierałeś folderów innych użytkowników
- Wszystkie uprawnienia do folderów innych użytkowników zostały cofnięte

Poziomy dostępu do współdzielonych folderów

Zakres działań, które możesz wykonywać na folderze innego użytkownika, zależy od przyznanych Ci uprawnień:

Jako Viewer (Przeglądający)

• Możesz przeglądać listę wiadomości
• Możesz czytać treść wiadomości
• Możesz pobierać załączniki
• Nie możesz odpowiadać z tego folderu
• Nie możesz usuwać wiadomości

Jako Contributor (Współtwórca)

• Wszystkie uprawnienia Viewer
• Możesz dodawać wiadomości do folderu (np. kopiować)

Jako Editor (Edytor)

• Wszystkie uprawnienia Contributor
• Możesz przenosić wiadomości
• Możesz usuwać wiadomości

Jako Master (Administrator)

• Pełne uprawnienia do folderu
• Możesz zarządzać uprawnieniami folderu

Kopiowanie i przenoszenie wiadomości do/z współdzielonych folderów

Kopiowanie wiadomości do współdzielonego folderu

Jeśli masz odpowiednie uprawnienia (Contributor lub wyższe):

1. Otwórz wiadomość, którą chcesz skopiować
2. Kliknij ikonę folderu (akcja Move/Copy)
3. Wybierz "Copy to..."
4. Na liście folderów wybierz "Open Other User's Folders"
5. Wprowadź nazwę użytkownika
6. Wybierz folder docelowy

Przenoszenie wiadomości z współdzielonego folderu

Jeśli masz uprawnienia Editor lub Master:

1. Otwórz wiadomość w współdzielonym folderze
2. Kliknij ikonę folderu
3. Wybierz "Move to..."
4. Wybierz folder docelowy (własny lub innego użytkownika)

Ograniczenia dostępu do folderów innych użytkowników

Co jest dostępne:

• Foldery pocztowe (Inbox, Sent, Drafts itp.)
• Niestandardowe foldery użytkownika
• Operacje zgodne z przyznanymi uprawnieniami

Co NIE jest dostępne w Mobile WebMail:

• Foldery kontaktów innych użytkowników
• Foldery kalendarza innych użytkowników
• Foldery zadań i notatek innych użytkowników
• Publiczne foldery kontaktów

Aby uzyskać dostęp do tych elementów, należy skorzystać z pełnej wersji WebMail.

Usuwanie dostępu do folderu innego użytkownika

Jeśli nie potrzebujesz już dostępu do współdzielonego folderu:

1. Folder automatycznie zniknie z listy, gdy właściciel cofnie uprawnienia
2. Możesz również poprosić właściciela o usunięcie Twoich uprawnień
3. Po pewnym czasie nieużywania folder może zniknąć z widoku

Wskazówki praktyczne

1. Pamiętaj o uprawnieniach - przed próbą wykonania operacji sprawdź, jakie masz uprawnienia
2. Szanuj prywatność - przeglądaj tylko te foldery i wiadomości, które są Ci potrzebne do pracy
3. Nie usuwaj bez pytania - nawet jeśli masz uprawnienia do usuwania, konsultuj takie działania z właścicielem
4. Informuj o zmianach - jeśli wprowadzasz zmiany w współdzielonym folderze, poinformuj właściciela
5. Używaj kopii - zamiast przenosić, lepiej kopiować ważne wiadomości do własnych folderów

Scenariusze użycia współdzielonych folderów

Skrzynka zespołowa

Zespół może mieć współdzieloną skrzynkę, gdzie wszyscy członkowie mają dostęp do wiadomości klientów.

Zastępstwo podczas nieobecności

Pracownik wyjeżdżający na urlop może tymczasowo udostępnić swoją skrzynkę koledze.

Archiwum projektowe

Foldery z dokumentacją projektową mogą być udostępniane członkom zespołu projektowego.

Skrzynka managera

Asystent może mieć dostęp do wybranych folderów przełożonego do pomocy w zarządzaniu korespondencją.