Opis problemu

Administrator skonfigurował podpis e-mail centralnie na serwerze Microsoft Exchange lub Office 365. Kiedy Ty lub inni pracownicy piszecie wiadomości w Outlooku lub OWA (Outlook Web App), podpis pojawia się automatycznie pod wiadomością. Jednak w eM Client podpis nie pojawia się podczas redagowania nowej wiadomości lub odpowiedzi — okno compose jest puste lub zawiera tylko podpis zdefiniowany lokalnie.

Jest to zachowanie wynikające ze sposobu, w jaki Exchange/Office 365 implementuje podpisy centralne, a nie błąd eM Client. Zrozumienie tego mechanizmu jest kluczowe do prawidłowego rozwiązania problemu.

Podpisy serwera Exchange — jak działają

W środowisku Exchange/Office 365 istnieją dwa rodzaje podpisów centralnych:

Transport Rules (Reguły transportowe)

Reguły transportowe to reguły skonfigurowane przez administratora w centrum administracyjnym Exchange. Działają one po stronie serwera i dodają stopkę do wychodzących wiadomości w momencie ich przetwarzania przez serwer pocztowy — czyli już PO wysłaniu przez klienta.

Oznacza to, że:

• Podpis NIE jest widoczny w oknie tworzenia wiadomości w żadnym kliencie poczty (Outlook, eM Client, Thunderbird, Apple Mail)
• Podpis NIE jest widoczny w folderze Wysłane — pojawia się tylko w skrzynce odbiorcy
• Podpis jest dodawany automatycznie przez serwer bez udziału aplikacji klienckiej

Jest to ograniczenie architektury serwera — żaden klient poczty, włącznie z Outlookiem, nie pokazuje tych podpisów podczas redagowania. Outlook wyświetla je tylko dzięki specjalnemu rozszerzeniu komunikacji z Exchange (MAPI), które pozwala na pobranie podpisu przed wysłaniem.

OWA Signatures (Podpisy Outlook Web App)

Podpisy skonfigurowane przez użytkownika w OWA (Outlook Web App na portalu Microsoft) są przechowywane na serwerze i mogą być dostępne przez Exchange Web Services (EWS). eM Client może odczytać te podpisy, jeśli konto jest skonfigurowane przez EWS, a nie tylko IMAP.

Podpisy lokalne w eM Client

eM Client obsługuje tworzenie i zarządzanie podpisami po stronie klienta. Podpisy lokalne:

• Są widoczne podczas redagowania wiadomości
• Mogą być ustawione oddzielnie dla nowych wiadomości i odpowiedzi/forwardów
• Obsługują formatowanie HTML, zdjęcia i linki
• Są przypisane do konkretnych kont
• Można mieć wiele podpisów i przełączać między nimi

Podpisy lokalne w eM Client działają niezależnie od podpisów serwera Exchange. Jeśli chcesz widzieć podpis podczas redagowania wiadomości, musisz skonfigurować go lokalnie w eM Client.

Konfiguracja podpisów lokalnych

Aby skonfigurować podpis lokalny w eM Client:

1. Przejdź do Menu → Narzędzia → Podpisy
2. Kliknij przycisk Dodaj podpis (ikona +)
3. W polu Nazwa wprowadź opisową nazwę podpisu (np. „Firmowy — Nowe wiadomości")
4. W edytorze HTML wprowadź treść podpisu — możesz użyć formatowania, wstawić logo, linki do mediów społecznościowych
5. Kliknij Zapisz

Aby przypisać podpis do konta:

1. Przejdź do Menu → Narzędzia → Konta
2. Wybierz konto Exchange/Office 365
3. Przejdź do zakładki Ogólne
4. W sekcji Podpis wiadomości wybierz podpis dla nowych wiadomości i odpowiedzi
5. Kliknij OK

Podpis powinien teraz pojawiać się automatycznie przy tworzeniu nowych wiadomości i odpowiedziach z tego konta.

Unikanie podwójnych podpisów

Jeśli masz włączone zarówno podpisy lokalne w eM Client, jak i reguły transportowe na serwerze Exchange, odbiorca może zobaczyć dwa podpisy w tej samej wiadomości. To wygląda nieprofesjonalnie i może być mylące.

Rozwiązania:

Opcja A: Użyj wyłącznie podpisów serwera

Jeśli administrator zarządza podpisami centralnie przez reguły transportowe, wyłącz podpisy lokalne w eM Client. Przejdź do Menu → Narzędzia → Konta → Ogólne i ustaw „Brak podpisu" dla danego konta. Zaakceptuj fakt, że podpis nie będzie widoczny podczas redagowania — pojawi się u odbiorcy.

Opcja B: Użyj wyłącznie podpisów lokalnych

Poproś administratora Exchange o usunięcie reguły transportowej dodającej podpis lub o wykluczenie Twojego konta z tej reguły. Skonfiguruj podpis lokalnie w eM Client — będziesz go widział podczas redagowania i pojawi się u odbiorcy.

Opcja C: Skonfiguruj reguły transportowe tak, żeby nie duplikowały

Administrator może skonfigurować reguły transportowe tak, aby sprawdzały, czy wiadomość już zawiera podpis (np. przez wyszukiwanie specjalnego znacznika HTML) i nie dodawały go ponownie. To zaawansowane rozwiązanie wymagające interwencji administratora Exchange.

Podpisy OWA (Outlook Web App)

Podpisy skonfigurowane w OWA (Outlook Web App) są osobnymi podpisami przypisanymi do konta na serwerze. Jeśli konto Exchange jest skonfigurowane w eM Client przez protokół EWS (Exchange Web Services), eM Client może być w stanie pobrać i użyć tych podpisów.

Aby sprawdzić, czy konto Exchange w eM Client używa EWS:

1. Przejdź do Menu → Narzędzia → Konta
2. Wybierz konto Exchange
3. Sprawdź zakładkę Poczta lub Exchange — powinien być tam widoczny URL serwera EWS (https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx dla Office 365)

Jeśli konto jest skonfigurowane przez IMAP zamiast EWS, synchronizacja podpisów OWA nie jest możliwa. W takim przypadku skonfiguruj konto przez EWS lub utwórz podpis lokalny.

Podsumowanie

Podpisy skonfigurowane centralnie przez reguły transportowe Exchange nie pojawiają się podczas redagowania wiadomości w eM Client (ani w żadnym innym kliencie poczty) — są dodawane przez serwer po wysłaniu. To zachowanie jest techniczne i nie da się go zmienić po stronie klienta.

Rozwiązaniem jest skonfigurowanie podpisu lokalnie w eM Client przez Menu → Narzędzia → Podpisy i przypisanie go do konta. Pamiętaj, aby unikać podwójnych podpisów — wybierz albo podpisy serwera, albo podpisy lokalne, nie oba jednocześnie.